Aflaţi sfaturi şi trucuri pentru a economisi timp, pentru a vă spori productivitatea şi pentru a vă gestiona e-mailurile mai eficient. Consultaţi mai întâi sfaturile care vi se potrivesc, în funcţie de cantitatea de e-mailuri pe care le primiţi în fiecare zi.
Utilizaţi stele pentru a marca cu uşurinţă anumite mesaje ca importante sau pentru a indica faptul că trebuie să răspundeţi la acestea mai târziu. Pentru mai multe opţiuni de stele, încercaţi stelele speciale din Setări.
Puteţi alege numărul de mesaje care se afişează simultan pe ecran, alegând una dintre cele trei opţiuni diferite de densitate a afişării: Confortabil, Comod şi Compact. Faceţi clic pe pictograma roată şi apoi alegeţi o densitate.
E mult mai plăcut să vă auziţi prietenul râzând la gluma spusă de dvs. decât să citiţi „lol”. Purtaţi conversaţii faţă în faţă (sau numai audio dacă nu aveţi cameră web) utilizând chatul vocal şi video din Gmail.
Etichetele pot fi utilizate la fel ca dosarele, în plus puteţi adăuga mai multe etichete pentru un singur mesaj. Adăugaţi etichete viu colorate la e-mailuri importante şi veţi putea scana mesajele primite şi veţi găsi rapid lucrurile pe care le căutaţi.
Puteţi utiliza butonul „Mutaţi în” din partea de sus a mesajelor primite pentru a muta cu uşurinţă un mesaj din secţiunea de mesaje primite şi pentru a adăuga o etichetă în acelaşi timp, exact cum l-aţi muta într-un dosar. Dacă aveţi multe etichete, o puteţi alege pe cea dorită introducând primele două caractere şi permiţând funcţiei de completare automată să găsească eticheta corectă.
În loc să sortaţi după dată sau după expeditor, puteţi introduce cuvinte cheie în caseta de căutare Gmail pentru a găsi mesajul pe care îl căutaţi. Această căutare funcţionează precum căutarea Google: în cazul în care căutaţi un mesaj care conţine cuvântul „cumpărături”, trebuie doar să introduceţi cuvântul cumpărături în caseta de căutare şi să apăsaţi pe butonul de căutare.
Gmail vă oferă un spaţiu imens de stocare gratuit pentru a putea salva tot ceea ce doriţi. În timp ce mesajele din coşul de gunoi sunt şterse după 30 de zile, mesajele arhivate sunt păstrate pentru totdeauna. Dacă arhivaţi mesajele, acestea sunt mutate din secţiunea de mesaje primite în secţiunea „Toate mesajele” pentru a fi păstrate în siguranţă şi pentru a le putea căuta ulterior. Este asemănător cu mutarea e-mailurilor vechi într-o sală mare de stocare pe care nu trebuie să o organizaţi niciodată.
Dacă sunteţi un utilizator nou Gmail, puteţi să importaţi e-mailurile şi agenda de la alţi furnizori de servicii de e-mail, inclusiv Yahoo!, Hotmail, AOL şi mulţi alţii din fila „Conturi şi importare” din meniul Setări Gmail. Puteţi chiar să alegeţi redirecţionarea mesajelor din celălalt cont timp de 30 de zile, oferindu-vă timp să testaţi serviciul Gmail.
Alegeţi una dintre cele peste 30 de opţiuni pentru a vă personaliza secţiunea de mesaje primite. Accesaţi fila Teme din meniul Setări şi alegeţi una dintre temele cu natură, temele care se schimbă în funcţie de vreme.
Semnaţi toate mesajele cu o semnătură personalizată. Puteţi adăuga informaţii suplimentare de contact sau chiar o imagine. Puteţi adăuga o semnătură în Setări.
Utilizatorii Gmail joacă un rol important în blocarea spamului. Atunci când raportaţi un mesaj ca spam, sistemul nostru învaţă rapid să blocheze mesajele similare. Cu cât comunitatea marchează mai multe mesaje spam, cu atât sistemul nostru devine mai inteligent. Dacă vedeţi un mesaj spam, faceţi clic pe „Raportaţi ca spam” pentru a contribui la acest sistem.
Adăugaţi elemente noi în lista de sarcini făcând clic pe „Gmail” şi apoi pe „Sarcini” din partea stângă sus a ecranului sau puteţi converti e-mailurile în sarcini făcând clic pe meniul Mai multe şi selectând „Adăugaţi la Sarcini”. De asemenea, puteţi accesa lista de sarcini de pe telefonul mobil la adresa www.gmail.com/tasks.
Înainte de a răspunde la un e-mail, verificaţi widgetul din partea dreaptă a e-mailului pentru a vedea dacă persoana respectivă este online. Dacă aceasta este disponibilă, puteţi economisi timp făcând clic pe pictograma chat aflată sub numele acesteia şi contactaţi-o în timp real, nu prin e-mail.
Configuraţi filtre pentru a eticheta, a arhiva, a şterge, a adăuga o stea sau pentru a redirecţiona în mod automat anumite tipuri de mesaje primite. Puteţi crea un filtru pe baza oricărui mesaj. Pentru a începe, trebuie doar să alegeţi opţiunea „Filtraţi mesajele de acest fel” din meniul derulant „Mai multe”.
Configuraţi filtre astfel încât e-mailurile de la anumiţi expeditori (sau despre anumite subiecte) să se afişeze automat cu etichete colorate. În acest fel, puteţi scana e-mailurile noi doar uitându-vă la culori.
Instalaţi aplicaţia Gmail pentru iPhone ori pentru Android sau utilizaţi Gmail pentru mobil pentru a citi şi a trimite e-mailuri în timpul deplasărilor. Trebuie doar să introduceţi m.google.com/mail în browserul telefonului pentru a începe.
Fiţi la curent cu e-mailurile dvs. chiar şi atunci când nu vă uitaţi la Gmail utilizând Notificări pe desktop. Veţi primi alerte atunci când aţi primit un e-mail nou sau o conversaţie nouă prin chat.
Puteţi previzualiza cu uşurinţă un document ataşat în loc să îl descărcaţi şi să îl deschideţi într-un program separat. Trebuie doar să faceţi clic pe linkul „Vizualizaţi” pentru a deschide o previzualizare în altă fereastră.
Hopa! Aţi atins butonul „Trimiteţi” prea devreme? Acordaţi-vă o perioadă de graţie de câteva secunde pentru a anula trimiterea, apoi editaţi mesajul înainte de a-l trimite din nou.
Activaţi funcţia din Google Labs
Scrieţi statusul în caseta de chat pentru a-i anunţa pe ceilalţi ce faceţi. Statusul dvs. poate fi orice doriţi: ceva amuzant, un link spre o fotografie sau o pagină web sau o notă prin care anunţaţi că nu sunteţi în faţa computerului.
Plecaţi şi nu vă mai verificaţi e-mailurile o perioadă? Utilizaţi răspunsul automat al serviciului Gmail pentru a configura un răspuns personalizat care va fi trimis automat unei persoane care vă trimite e-mail cât timp sunteţi plecat(ă).
Dacă v-aţi săturat să nu găsiţi cuvintele potrivite pentru a vă exprima, emoticoanele pot fi de ajutor. Gmail are o mulţime de imagini (feţe zâmbitoare, pictograme cu mâncare, inimi frânte şi multe altele) pe care le puteţi utiliza în mesaje şi în conversaţiile prin chat. Pentru a adăuga un emoticon, trebuie doar să faceţi clic pe butonul faţă zâmbitoare „Inseraţi emoticon” din bara de instrumente şi selectaţi imaginea dorită.
Utilizarea funcţiei de mesaje nefinalizate este o modalitate extraordinară de a păstra notiţele de care aveţi nevoie să fie uşor accesibile şi la care faceţi deseori referire. Trebuie doar să scrieţi un mesaj nou, să introduceţi sau să inseraţi nota şi să o salvaţi ca mesaj nefinalizat.
Comenzile rapide de la tastatură vă ajută să economisiţi timp la fiecare acţiune, ceea ce vă face să economisiţi multe minute în fiecare săptămână. Activaţi comenzile rapide de la tastatură din Setări şi utilizaţi tastele „j” şi „k” pentru a naviga printre mesajele primite, tasta „o” pentru a deschide mesajele, tasta „r” pentru a răspunde, tasta „c” pentru a scrie un mesaj, tasta „s” pentru a adăuga sau pentru a elimina o stea, tasta „e” pentru a arhiva şi multe altele. Apăsaţi pe „?” în orice moment pentru a vedea ghidul de referinţă cu o listă completă a comenzilor rapide de la tastatură.
Activaţi comenzile rapide de la tastatură
Gmail Offline beta este o aplicaţie Gmail Chrome creată pentru acces offline, pentru a citi, a răspunde, a căuta şi a arhiva e-mailuri fără acces la reţea. După prima utilizare, Gmail Offline va sincroniza automat mesajele şi acţiunile în aşteptare atunci când Chrome rulează şi este disponibilă o conexiune la internet. Fiind mai mult decât o simplă aplicaţie offline, interfaţa de utilizare optimizată, bazată pe populara interfaţă pentru tabletă a serviciului Gmail, oferă un timp rapid de reacţie cu experienţă concentrată pe e-mail.
Puteţi efectua apeluri direct din Gmail. Apelurile efectuate către Statele Unite ale Americii şi Canada sunt taxate cu 0,01 USD/minut, iar tarifele pentru apelurile internaţionale au fost reduse pentru peste 150 de destinaţii. Apelurile interne efectuate pe teritoriul Statelor Unite şi Canadei sunt gratuite până la sfârşitul anului 2011. Pentru a efectua apeluri, faceţi clic pe „Apelaţi” din partea de sus a listei de chat sau faceţi clic pe un număr de telefon din orice e-mail primit.
Puterea reală a căutării Gmail rezidă în personalizarea facilă a căutării pentru a găsi exact e-mailul căutat. Pentru a vă personaliza căutarea, faceţi clic pe săgeata din caseta de căutare. De asemenea, puteţi crea un filtru direct din acelaşi loc selectând „Creaţi un filtru cu această căutare”. Faceţi clic pe imagine pentru a vedea o versiune mai mare
Beneficiaţi, de fapt, de mai multe variaţii ale adresei, nu doar de „numedeutilizator@gmail.com”, iar mesajele primite la toate aceste adrese vă sunt trimise dvs. Puteţi plasa semnul plus („+”) şi orice combinaţie de cuvinte sau numere după numele dvs., de exemplu, se poate modifica adresa fanexcursii@gmail.com în fanexcursii+listededistribuiţieprinemail@gmail.com sau fanexcursii+mesajenedorite@gmail.com. Apoi, puteţi să adăugaţi cu uşurinţă un filtru pentru etichetarea şi/sau arhivarea mesajelor trimise către variaţiile de adresă.
„Indicatorii de nivel personal” plasează săgeţi în dreptul mesajelor din secţiunea de mesaje primite, astfel încât să vă puteţi da seama dacă un e-mail v-a fost adresat direct. O singură săgeată (›) este pentru e-mailurile trimise dvs. şi altor persoane, iar săgeţile duble (») indică e-mailurile trimise numai dvs. Comutaţi opţiunea „Indicatori de nivel personal” la „Afişaţi indicatorii” din meniul Setări pentru a-i vedea.
Activaţi indicatorii de nivel personal
Dacă doriţi să trimiteţi câteva fişiere din acelaşi dosar, trebuie doar să ţineţi apăsată tasta Ctrl (tasta Cmd pe Mac) şi faceţi clic pe fiecare fişier pe care doriţi să-l ataşaţi la mesaj sau apăsaţi pe tasta Shift pentru a selecta un grup de fişiere. Veţi vedea barele de progres pentru fiecare ataşament pe măsură ce acestea se încarcă.
Dacă doriţi să trimiteţi o notă rapidă în care subiectul reprezintă întregul mesaj (de exemplu, „Luăm prânzul la 12.30?”), dar vă deranjează atunci când Gmail vă solicită să adăugaţi text în corpul mesajului, trebuie doar să introduceţi „EOM” sau „(EOM)” la capătul liniei de subiect (EOM - prescurtare pentru sfârşitul mesajului), iar Gmail va trimite mesajul fără solicitări suplimentare.
Dacă constataţi că introduceţi acelaşi răspuns de mai multe ori, vă recomandăm să activaţi răspunsurile predefinite din Labs. Scrieţi răspunsul o singură dată, salvaţi-l şi utilizaţi cu uşurinţă acelaşi mesaj ulterior. Dacă doriţi ca răspunsul să fie complet automat, puteţi chiar să configuraţi filtre care răspund automat la anumite mesaje utilizând răspunsuri predefinite diferite.
Încercaţi să utilizaţi funcţia din Labs
Dacă verificaţi în mod regulat mai multe conturi de e-mail, puteţi utiliza serviciul Gmail ca un hub pentru toate acestea. Selectaţi „Adăugaţi un cont de email care utilizează POP3” din fila „Conturi şi importare” din meniul Setări pentru a începe să primiţi e-mailuri din celelalte conturi. Pentru a trimite e-mailuri din alte conturi, faceţi clic pe „Trimiteţi mesaje ca de la” şi configuraţi adrese personalizate pentru fiecare cont de la care doriţi să trimiteţi mesaje. Reţineţi că aceste conturi de e-mail de la care doriţi să preluaţi mesaje trebuie să accepte acces POP şi, în cazul adreselor Gmail, trebuie să aibă activat accesul POP.
Fotografia dvs. se afişează atunci când cineva trece cu mouse-ul peste numele dvs. în secţiunea de mesaje primite sau în Agenda sa. Pentru a adăuga sau a modifica fotografia, faceţi clic pe Setări, apoi căutaţi secţiunea „Fotografia mea”. Puteţi să încărcaţi o fotografie, să selectaţi una din Picasa Web Albums sau să introduceţi o adresă URL a unei fotografii cu dvs. care este deja online.
Puteţi crea etichete secundare adăugând semnul „/” sau selectând „Introduceţi eticheta sub”. De exemplu, pentru o etichetă „Familie”, puteţi crea o etichetă secundară „Familie/Părinţi”.
Încercaţi toate stilurile noi pentru secţiunea Mesaje primite pentru a vedea care vi se potriveşte cel mai bine. Puteţi să schimbaţi oricând stilul dacă vă răzgândiţi. De exemplu, secţiunea Mesaje prioritare identifică automat e-mailurile importante şi le separă de restul mesajelor, astfel încât să vă puteţi concentra asupra a ceea ce contează. Puteţi modifica tipul secţiunii Mesaje primite în fila „Mesaje primite” din Setări Gmail.
Căutaţi biletul pe care vi l-a trimis mama săptămâna trecută? În loc să răscoliţi prin grămada de buletine periodice de oferte, filtraţi mesajele cu ajutorul cercurilor Google+ şi vedeţi e-mailurile de la persoanele care contează cel mai mult. Va trebui să treceţi la Google+ pentru a filtra în funcţie de cercurile Google+.
Atunci când primiţi un e-mail de la o persoană din cercurile dvs., puteţi vedea lucrurile pe care vi le-a distribuit recent în Google+, e-mailurile recente de la aceasta şi multe altele. Dacă persoana nu face parte încă din cercurile dvs., e simplu să o adăugaţi direct din Gmail.
Cât de frecvent încercaţi să conversaţi prin chat cu o persoană, iar aceasta nu răspunde, deoarece tocmai a plecat de lângă computer? Puteţi continua conversaţiile folosind o funcţie Labs prin care puteţi trimite mesaje text SMS direct din Gmail. Activaţi funcţia în Labs din meniul Setări şi apoi introduceţi un număr de telefon în fereastra de căutare a casetei de chat. Se vor salva chiar şi numerele prietenilor din Agenda dvs., astfel încât puteţi doar să introduceţi numele în caseta de chat şi să selectaţi „Trimiteţi SMS”.
Activaţi funcţia din Google Labs
Dacă vă deconectaţi de la Gmail de pe mai multe computere, dar vă faceţi griji că este posibil să fi uitat să vă deconectaţi de la unul, vă puteţi deconecta de la distanţă. În partea de jos a mesajelor primite, veţi vedea informaţiile despre ora şi locaţia ultimei activităţi din contul dvs. Faceţi clic pe „Detalii” pentru a vedea dacă nu v-aţi deconectat de la cont din altă locaţie şi faceţi clic pe „Deconectaţi-vă din toate celelalte sesiuni” pentru a închide toate sesiunile deschise.
Activarea stelelor speciale din Setări vă pune la dispoziţie 11 modalităţi suplimentare de a vă marca mesajele cu stea. Puteţi utiliza operatorul de căutare „has” pentru a căuta mesaje cu diferite tipuri de stele, precum „has:yellow-star”, „has:blue-star” sau „has:red-bang”. În Setări, trebuie doar să treceţi cu indicatorul mouse-ului peste fiecare pictogramă de stea specială pentru a găsi numele stelelor.
Vă puteţi gestiona activităţile companiei din Google Apps, o suită de instrumente online, printre care se numără adresele de e-mail ale companiei, calendarul, documente online şi multe altele. Comunicaţi şi colaboraţi mai eficient cu serviciul Gmail personalizat pentru compania dvs.
Pentru a selecta mai multe mesaje, trebuie doar să selectaţi primul mesaj din serie, apăsaţi pe tasta Shift şi apoi selectaţi ultimul mesaj. Puteţi aplica orice acţiune întregului set de mesaje, de exemplu, arhivarea sau adăugarea unei etichete.
În loc să deschideţi automat ceilalţi clienţi de e-mail atunci când faceţi clic pe linkurile „trimiteţi la”, puteţi să setaţi Gmail drept client prestabilit în browser. Dacă utilizaţi Chrome, urmaţi aceste instrucţiuni. Dacă utilizaţi Firefox 3, trebuie doar să accesaţi meniul Instrumente, faceţi clic pe Opţiuni, selectaţi fila Aplicaţii, căutaţi „mailto” şi selectaţi „Foloseşte Gmail” din lista de acţiuni. Dacă utilizaţi Internet Explorer, va trebui să descărcaţi şi să instalaţi Bara de instrumente Google. În Bara de instrumente, faceţi clic pe pictograma cheie, accesaţi fila de căutare şi bifaţi caseta de selectare pentru „Utilizaţi Gmail pentru linkurile „Trimiteţi la”.
Puteţi adăuga câteva formatări de bază atunci când introduceţi text în chat. Pentru a scrie cu caractere aldine, utilizaţi asteriscuri în jurul textului (*cuvânt*). Utilizaţi caractere de subliniere pentru a adăuga caractere cursive (_cuvânt_) şi cratime pentru a adăuga text tăiat cu o linie (-word-).
