Aprenda dicas e truques para economizar tempo, aumentar a produtividade e gerenciar seus e-mails de maneira eficiente. Comece com as dicas específicas para você de acordo com a quantidade de e-mails que você recebe todo dia.
Use estrelas para marcar facilmente determinadas mensagens como importantes ou para indicar que você precisa respondê-las mais tarde. Experimente as super estrelas nas Configurações para obter mais opções de estrelas.
Escolha quantas mensagens são exibidas em sua tela. Para isso, basta selecionar uma das três densidades de exibição: Padrão, Média ou Alta. Clique no ícone de roda dentada e em seguida escolha uma densidade.
Não é a mesma coisa ler "hahaha" e ouvir um amigo gargalhar de sua piada. Converse cara a cara (ou somente por áudio se você não tiver uma webcam) usando o bate-papo por voz e vídeo do Gmail.
Os marcadores funcionam como pastas e você pode adicioná-los a uma única mensagem. Use marcadores coloridos em e-mails importantes para encontrá-los rapidamente na sua caixa de entrada.
Você pode usar o botão "Mover para..." na parte superior da sua caixa de entrada para mover facilmente uma mensagem da caixa de entrada e adicionar um marcador ao mesmo tempo -- como se estivesse movendo-a para uma pasta. Se você tiver vários marcadores, poderá escolher o que deseja digitando os primeiros caracteres e deixando o preenchimento automático encontrar o correto.
Em vez de classificar por data ou remetente, você pode inserir palavras-chave na caixa de pesquisa do Gmail para encontrar a mensagem exata que estava procurando. Funciona como a pesquisa do Google: se você estiver procurando uma mensagem que contém a palavra "compras", basta digitar "compras" na caixa de pesquisa e pressionar o botão Pesquisar.
O Gmail oferece muito espaço de armazenamento gratuito para que você possa salvar tudo o que desejar. Enquanto as mensagens na lixeira são excluídas depois de 30 dias, as mensagens arquivadas são mantidas para sempre. Arquivar as mensagens as move da caixa de entrada para "Todos os e-mails" por proteção, para que você possa pesquisá-las posteriormente. É como mover e-mails antigos para um depósito gigante que nunca precisa ser organizado.
Se essa é sua primeira vez no Gmail, você pode importar suas mensagens e contatos de outros provedores de e-mail, incluindo Yahoo!, Hotmail, AOL e muitos outros na guia "Contas e importação" em Configurações do Gmail. Se preferir, você pode encaminhar suas mensagens de outra conta por 30 dias, para ter tempo de experimentar o Gmail.
Escolha entre mais de 30 opções para personalizar sua caixa de entrada. Vá para a guia Temas em Configurações e escolha entre temas da natureza, temas que mudam com o tempo e muito mais.
Assine todas as mensagens com uma assinatura personalizada. É possível adicionar outras informações de contato, e até mesmo uma imagem. Você pode adicionar uma assinatura nas Configurações.
Os usuários do Gmail têm uma função importante no bloqueio de spam -- ao denunciar um e-mail como spam, nosso sistema aprende rapidamente como começar a bloquear mensagens semelhantes. Quanto mais spam a comunidade denunciar, mais inteligente nosso sistema se torna. Se você vir uma mensagem de spam, clique em "Denunciar spam" para fazer sua parte.
Adicione novos itens às suas tarefas clicando em "Gmail", e em seguida em "Tarefas", na parte superior esquerda da tela, ou converta e-mails em tarefas clicando no menu Mais e selecionando "Adicionar às Tarefas". Você pode também acessar sua lista de tarefas a partir do celular em www.gmail.com/tasks.
Antes de responder a um e-mail, verifique o widget à direita da mensagem para conferir se a outra pessoa está on-line. Se ela estiver disponível, você poderá economizar tempo clicando no ícone de bate-papo sob o nome da pessoa e comunicar-se com ela em tempo real em vez de por e-mail.
Configure filtros para marcar, arquivar, excluir, marcar com estrela ou encaminhar automaticamente determinados tipos de mensagens de entrada. Você pode criar um filtro baseado em qualquer mensagem -- basta escolher "Filtrar mensagens assim", no menu suspenso "Mais" para começar.
Configure filtros para que os e-mails de determinados remetentes (ou sobre determinados assuntos) sejam exibidos automaticamente com marcadores coloridos. Dessa forma, você poderá verificar novos e-mails somente olhando para as cores.
Instale o aplicativo do Gmail para iPhone ou Android, ou use o Gmail para celular para ler e enviar e-mails de onde você estiver. Basta digitar m.google.com/mail no navegador de seu telefone para começar.
Permaneça informado sobre os seus e-mails mesmo quando não estiver olhando o Gmail, graças às Notificações na área de trabalho. Você será avisado sempre que receber uma nova mensagem de e-mail ou de bate-papo.
Você pode visualizar facilmente um documento anexado em vez de baixá-lo e abri-lo em um programa separado. Basta clicar no link "Visualizar" para abrir uma visualização em uma nova janela.
Ops, clicou em "Enviar" antes da hora? Desfrute de alguns segundos de alívio para cancelar o envio e editar sua mensagem antes de enviá-la novamente.
Escreva sua própria mensagem de status na caixa de Bate-papo para informar às pessoas o que você está fazendo. Sua mensagem de status pode ser o que desejar - algo engraçado, um link para uma foto ou página da web ou uma observação para dizer que você não está no computador.
Vai ficar longe do e-mail por algum tempo? Use a resposta automática de férias do Gmail para configurar uma resposta personalizada que será enviada automaticamente a qualquer pessoa que escrever para você enquanto estiver fora.
Ativar a resposta automática de férias
Se você estiver cansado de não conseguir encontrar as palavras certas para se expressar, os emoticons podem ajudar. O Gmail tem muitas imagens (carinhas felizes, corações partidos e mais) que podem ser usadas nas mensagens e bate-papos. Para adicionar um emoticon, basta clicar no botão "Inserir emoticon" com a carinha feliz na barra de ferramentas e selecionar a imagem que deseja.
A utilização da funcionalidade de rascunho é um modo excelente de conservar anotações que você precisa manter sempre ao seu alcance e que você consulta com frequência. Basta escrever uma nova mensagem, digitar ou colar a anotação e salvá-la como rascunho.
Usar atalhos do teclado ajudará você a economizar milissegundos de cada ação, o que pode acumular muitos minutos economizados por semana. Ative os atalhos do teclado em Configurações e use "j" e "k" para navegar para cima e para baixo na sua caixa de entrada, "o" para abrir mensagens, "r" para responder, "c" para escrever, "s" para adicionar ou remover uma estrela, "e" para arquivar e mais. Aperte a tecla "?" a qualquer momento para consultar o guia de referência com uma lista completa dos atalhos do teclado.
O Gmail Offline beta é um aplicativo do Gmail no Chrome desenvolvido para possibilitar o acesso off-line, permitindo ler, responder, pesquisar e arquivar e-mails sem ter acesso a uma rede. Após a primeira inicialização, o Gmail Offline sincronizará automaticamente as mensagens e as ações em fila sempre que o Chrome estiver em execução e houver uma conexão à Internet disponível. Mais do que um simples aplicativo off-line, a interface do usuário simplificada, baseada na bem conhecida interface do Gmail para tablet, proporciona um tempo de resposta extremamente rápido, e portanto uma experiência pura, concentrada exclusivamente no e-mail.
É possível fazer chamadas para telefones diretamente do Gmail. As chamadas para os Estados Unidos e para o Canadá custam $0,01/minuto e as tarifas das chamadas internacionais foram reduzidas para mais de 150 locais. As chamadas nacionais nos Estados Unidos e no Canadá são grátis até o final de 2011. Para fazer uma chamada, clique em "Chamar telefone", na parte superior de sua lista de bate-papo ou clique em um número de telefone em qualquer e-mail que você receber.
O verdadeiro trunfo da pesquisa do Gmail consiste na facilidade de personalizar a pesquisa para localizar o e-mail exato que você está procurando. Para personalizar sua pesquisa, clique na seta da caixa de pesquisa. Você também pode criar um filtro a partir do mesmo local selecionando "Criar filtro com esta pesquisa". Clique na imagem para ver uma versão ampliada
Na verdade, você tem mais variações de endereços do que somente "seunomedeusuario@gmail.com" e todos entregam e-mails a você. Você pode colocar um sinal de adição ("+") e qualquer combinação de palavras ou números depois do seu nome, como mudar hikingfan@gmail.com para hikingfan+mailinglists@gmail.com ou hikingfan+junk@gmail.com. Em seguida, você poderá adicionar facilmente um filtro para marcar e/ou arquivar mensagens enviadas para as variações.
Os "Indicadores de nível pessoal" colocam setas ao lado das mensagens na caixa de entrada para que você saiba se um e-mail foi enviado diretamente para você. Uma seta única (›) significa que os e-mails foram enviados para você e para outras pessoas, e setas duplas (») indicam os e-mails enviados somente para você. Altere a opção "Indicadores de nível pessoal" para "Mostrar indicadores" em Configurações para vê-los.
Ativar os indicadores de nível pessoal
Se você desejar enviar alguns arquivos da mesma pasta, basta segurar a tecla Ctrl (Cmd em Macs) e clicar em cada arquivo que desejar anexar à sua mensagem, ou segurar a tecla Shift para selecionar um grupo contínuo de arquivos. Você verá as barras de andamento em cada anexo conforme ele é carregado.
Se você alguma vez desejou enviar uma nota rápida onde o assunto é a mensagem inteira (como "Vamos almoçar às 12h30?"), mas se irrita quando o Gmail solicita a adição de texto de corpo, basta digitar "EOM" ou "(EOM)" no final da linha de assunto (abreviação para End Of Message, ou Fim da mensagem) e o Gmail enviará educadamente a mensagem sem a solicitação adicional.
Se você perceber que digita a mesma resposta várias vezes, tente ativar as Respostas predeterminadas no Labs. Escreva sua resposta uma vez, salve-a e use a mesma mensagem mais tarde facilmente. Se desejar que seja totalmente automatizado, você pode até mesmo configurar filtros que respondem automaticamente à mensagens específicas com diferentes respostas predeterminadas.
Se você verifica regularmente diversas contas de e-mail, você pode utilizar o Gmail como entroncamento para todas elas. Selecione "Adicionar conta de e-mail POP3", na guia "Contas e importação", em Configurações para começar a receber e-mails de outras contas. Para enviar e-mails de outras contas, clique em "Enviar e-mail como" e configure os endereços de proveniências personalizadas para cada conta a partir da qual você deseja enviar e-mails. As contas de e-mail que você deseja utilizar a partir do Gmail devem ter a funcionalidade de acesso POP, e no caso de endereços do Gmail, devem ter o acesso POP ativado.
Sua foto é mostrada sempre que alguém passa o mouse por cima do seu nome em sua caixa de entrada ou Contatos. Para adicionar ou alterar sua foto, clique em Configurações e procure pela seção "Minha foto". Você pode fazer upload de uma foto, selecionar um dos Álbuns da web do Picasa ou inserir o URL da sua foto que já está on-line.
Você pode criar submarcadores adicionando "/" ou selecionando "Aninhar marcador em". Por exemplo, para o marcador "Família", você pode criar o submarcador "Família/Pais".
Experimente todos os novos estilos de caixa de entrada para saber qual é o mais adequado para você. É possível mudar o estilo a qualquer momento. A Caixa prioritária, por exemplo, identifica automaticamente os e-mails importantes e os separa de todas as outras mensagens, para que você possa se concentrar no que realmente importa. Você pode alterar o tipo de caixa de entrada na guia "Caixa de entrada", das Configurações do Gmail.
Procurando aquele recado que sua mãe enviou na semana passada? Em vez de vasculhar por sua pilha de boletins informativos diários, filtre seu e-mail por seus círculos do Google+ e veja os e-mails das pessoas mais importantes para você. Para filtrar por círculos do Google+, é necessário fazer upgrade para o Google+.
Sempre que receber um e-mail de uma pessoa pertencente aos seus círculos, você pode ver os itens que essa pessoa compartilhou com você no Google+ recentemente, os e-mails que essa pessoa enviou para você recentemente e outras coisas. Se a pessoa ainda não estiver em seus círculos, é fácil adicioná-la diretamente do Gmail.
Com que frequência você tenta bater papo com alguém e eles não respondem porque acabaram de sair do computador? Você pode continuar as conversas com um recurso do Labs que permite enviar mensagens de texto SMS diretamente do Gmail. Ative-o no Labs nas Configurações e digite um número de telefone na janela de pesquisa da caixa de bate-papo. Os números de seu amigo serão salvos em seus Contatos para que você somente digite os nomes na caixa de bate-papo e selecione Enviar SMS.
Se você entra no Gmail em vários computadores, mas está preocupado de talvez ter esquecido de sair de um deles, é possível sair remotamente. Na parte inferior da sua caixa de entrada, você verá informações sobre a hora e o local da última atividade na sua conta. Clique em "Detalhes" para conferir se a sua conta ainda está aberta em outro local e em "Sair de todas as outras sessões" para fechar outras sessões abertas.
Ao ativar as super estrelas no Labs, você obtém mais 11 formas de marcar suas mensagens com estrelas. Você pode usar o operador "has" para pesquisar por e-mails com tipos diferentes de estrelas, como "has:yellow-star", "has:blue-star" ou "has:red-bang". Em Configurações, basta passar o mouse por cima de cada ícone de super estrela para descobrir seu nome.
Você pode gerir sua organização com o Google Apps, um conjunto de ferramentas on-line que inclui, entre outros, e-mail empresarial, agenda e documentos on-line. Comunique e colabore de maneira mais eficiente com o Gmail personalizado para a sua empresa.
Para selecionar várias mensagens, basta selecionar a primeira da série, segurar a tecla shift e selecionar a última. Você pode aplicar qualquer ação, como arquivar ou adicionar um marcador, a esse conjunto completo de mensagens.
Em vez de abrir automaticamente outros clientes de e-mail ao clicar em links do tipo "mailto", você pode configurar o Gmail de modo que ele seja o cliente de e-mail padrão em seu navegador. Se você usa o Chrome, siga estas instruções. Se você usa o Firefox 3, basta ir até Ferramentas, clicar em Opções, selecionar a guia Aplicativos, procurar por "mailto" e selecionar "Usar Gmail" da lista de ações. Se você usa o Internet Explorer, será necessário fazer download e instalar a Barra de Ferramentas Google. Na Barra de Ferramentas Google, basta clicar no ícone de ferramenta, ir até a guia Pesquisa e marcar a caixa de seleção "Usar o Gmail para links "Mail to".
Você pode adicionar formatação básica enquanto digita no bate-papo. Para obter texto em negrito, encerre-o com asteriscos (*palavra*). Use sublinhado para adicionar itálico (_palavra_) e hífens para texto tachado (-palavra-).
