ヒントを参考にすると、時間の節約、生産性向上、メールの効率的な管理ができるようになります。ヒントのレベルは 1 日に届くメールの量によって分かれています。自分に合ったヒントから試してみてください。
スターを使うと、重要なメールや後で返信する必要のあるメールに、簡単に目印を付けることができます。[設定] で [スーパースター] を有効にすると、スターの種類がさらに増えます。
表示間隔を [標準]、[小]、[最小] の 3 種類から選択して、画面上に一度に表示するメールの数を調整できます。歯車のアイコンをクリックし、表示間隔を選択します。
何かジョークを言ったときに、「（笑）」という文字を読むのと友だちの笑い声が聞こえるのとでは、伝わるものが違います。Gmail のボイス＆ビデオチャットを利用すれば、お互いの顔を見ながら（ウェブカメラがない場合は音声だけで）会話することができます。
ラベルはフォルダと同様に機能し、加えて 1 つのメールに複数のラベルを付けられるというメリットがあります。重要なメールに目立つ色のラベルを付けるようにすれば、受信トレイの中で目的のメールをすばやく見つけることができます。
受信トレイの上部にある [移動] ボタンを使うと、メールを受信トレイから移動すると同時にラベルを追加することができます。メールを別のフォルダに移動するのと同じ感覚です。多数のラベルがある場合に目的のラベルを見つけるには、ラベル名の最初の数文字を入力すると、該当するラベルがオートコンプリート機能によって表示されます。
![[移動] を使って受信トレイの中を片付ける。](images/tips/moveto.png)
特定のメールを見つけるには、日付や送信者の順に並べ替えるのではなく、Gmail の検索ボックスにキーワードを入力します。この機能は Google 検索に似ています。たとえば、「買い物」という言葉が含まれるメールを探している場合は、検索ボックスに「買い物」と入力して検索ボタンをクリックします。
Gmail では大きな保存容量を無料で利用できるので、必要なものをすべて保存しておくことができます。ゴミ箱に入れたメールは 30 日後に削除されますが、アーカイブしたメールは無期限で保存されます。アーカイブしたメールは受信トレイから [すべてのメール] に移動して保管されるので、後で検索することもできます。これは、整理の必要がない巨大な保管庫に古いメールを移動するようなものです。
Gmail を初めて使う場合は、Yahoo!、Hotmail、AOL、その他多数のメール プロバイダから、メールや連絡先を Gmail の [設定] の [アカウントとインポート] タブでインポートすることができます。30 日間は他のアカウントからメールを転送するように設定しておいて、その間 Gmail を試用することもできます。
30 種類以上のテーマから 1 つを選んで、受信トレイのデザインをカスタマイズすることができます。[設定] の [テーマ] タブには、自然をモチーフにしたものや、天気によって変化するものなど、さまざまなテーマがあります。
自分で作成した署名をすべてのメールの末尾に添えることができます。連絡先情報はもちろん、画像を追加することもできます。署名は [設定] で追加できます。
迷惑メールをブロックするうえで、Gmail ユーザーが果たす役割は重要です。ユーザーが特定のメールを迷惑メールとして報告すると、Google のシステムはすぐに、それと似たメールをブロックし始めます。ユーザーから迷惑メールが報告されるたびに、Google のシステムは学習していきます。迷惑メールを見つけたら、[迷惑メールを報告] をクリックしてご協力ください。
画面左上で [Gmail]、[ToDo リスト] の順にクリックすると、タスクに新しいアイテムを追加できます。また、[その他] メニューの [ToDo リストに追加] を選択するとメールをタスクに変換できます。携帯端末で www.gmail.com/tasks からタスク リストにアクセスすることもできます。
メールに返信する前に、メールの右にあるウィジェットを見て、相手がオンラインかどうか確認します。相手がオンラインの場合は、名前の下にあるチャット アイコンをクリックするとリアルタイムでやり取りできるので、メールでの返信に比べて時間を節約できます。
フィルタを設定しておくと、特定の種類の受信メールにラベルを付ける、アーカイブする、削除する、スターを付ける、転送するなどの処理を自動的に行うことができます。受け取ったメールを基にフィルタを作成するには、[その他] プルダウン メニューから [メールの自動振り分け設定] を選択します。
フィルタを設定しておくと、特定の送信者から、または特定の内容のメールに自動的に色付きラベルを付けることができます。この機能を利用すれば、一覧表示された新着メールを色で見分けることができます。
iPhone や Android 向けのモバイル Gmail アプリをインストールすると、外出先でもメールの送受信ができます。利用を開始するには、携帯端末のブラウザで m.google.com/mail にアクセスします。
Gmail を表示していなくても、デスクトップ通知でメールの着信を知ることができます。新着のメールやチャットがあれば、通知を受け取ることができます。
添付ドキュメントをダウンロードして別のプログラムで開かなくても、簡単にプレビューすることができます。[表示] をクリックすると、別のウィンドウにプレビューが表示されます。
まだ送るつもりがないのに [送信] をクリックしてしまった場合は、数秒以内なら送信をキャンセルできるので、その後でメールの内容を編集して、もう一度送信してください。
![メール送信の失敗を [送信取り消し] で防ぐ。](images/tips/undosend.png)
独自のステータス メッセージを [チャット] ボックスに入力して、現在の状況を他の人たちに知らせることができます。ちょっとしたジョーク、写真やウェブページへのリンク、席を外しているというメモなど、ステータス メッセージの内容は自由です。
しばらくメールにアクセスできないことがわかっている場合は、その間送られてきたメールに対して、あらかじめ設定しておいた不在通知メッセージを自動的に返信することができます。
自分の気持ちを表すのにぴったりの言葉が見つからないときは、絵文字が役に立ちます。Gmail には、笑顔、食べ物、失恋マークなど数多くの絵文字が用意されており、メールやチャットの中で使うことができます。絵文字を追加するには、ツールバーにある笑顔の [絵文字を挿入] ボタンをクリックし、目的の絵文字を選択します。
常に手元に必要なメモや、何度も参照するメモの配置先として、下書きの機能を利用すると便利です。新規メールを作成し、メモを入力するか貼り付けて、下書きとして保存します。
キーボード ショートカットを利用すると、操作をすばやく実行できるので、時間の節約になります。[設定] 画面でキーボード ショートカットをオンにしておく必要があります。J キーと K キーで受信トレイ内を上下に移動できます。メールを開くには O キー、返信するには R キー、メールを作成するには C キー、スターを付けたりはずしたりするには S キー、メールをアーカイブするには E キーを押します。? キーを押すと、すべてのキーボード ショートカットのリストをいつでも参照できます。
オフライン Gmail ベータ版は、オフラインでも Gmail にアクセスできるようにする Gmail 用 Chrome アプリです。ネットワークにアクセスしなくてもメールの閲覧、返信、検索、アーカイブを行うことができます。オフライン Gmail を一度起動すると、以降は、Chrome が動作していて、インターネットに接続しているときに、随時メールやオフライン時に行った操作が自動的に同期されます。オフラインで利用できるだけでなく、Gmail のタブレット インターフェースをベースとしたすっきりとしたユーザー インターフェースなので、メールに特化した軽快な動作を提供します。
Gmail から電話をかけることができます。米国とカナダへの通話料金は $0.01/分です。150 以上の地域を対象に、国際通話料金も大幅に安くなりました。米国とカナダの国内通話料金は、2012 年の間は無料です。電話をかけるには、チャット リストの上部にある [電話をかける] をクリックするか、受信したメールに記載された電話番号をクリックします。
Gmail の検索機能の特徴は、検索を簡単にカスタマイズして特定のメールを検索できるという点です。検索をカスタマイズするには、検索ボックスの矢印をクリックします。[この検索条件でフィルタを作成] を選択すると、検索ボックスから直接フィルタを作成することもできます。クリックして画像を拡大
「yourusername@gmail.com」というメール アドレスだけでなく、このアドレスのバリエーション宛のメールも受け取ることができます。名前の後にプラス記号（+）と任意の単語や数字の組み合わせを付けて、たとえば hikingfan@gmail.com を hikingfan+mailinglists@gmail.com や hikingfan+junk@gmail.com に変更します。その後でフィルタを追加すれば、バリエーション宛のメールにラベルを付けたり、アーカイブしたりすることも簡単です。
[個別インジケータ] を有効にすると、受信トレイのメールの横に、そのメールが自分だけに送信されたものかどうかを表す矢印が表示されます。矢印が 1 つだけ（›）の場合は他の人にも送信されたメールを表し、二重矢印（»）は自分だけに送信されたメールを表します。[設定] 画面で [個別インジケータ] を [インジケータを表示] に切り替えると、これらの矢印が表示されます。
同じフォルダにある複数のファイルを送信する場合は、Ctrl キー（Mac の場合はコマンド キー）を押しながら、メールに添付するファイルを 1 つずつクリックします。連続する複数のファイルを選択する場合は、Shift キーを押しながらファイルをクリックします。各添付ファイルの横に、アップロードの進行状況を示すバーが表示されます。
件名だけで要件を伝える短いメール（たとえば「12:30 にランチに行かない？」）を送信しようとすると、本文がないことを警告する Gmail のメッセージが表示されますが、件名の末尾に「EOM」または「（EOM）」（End Of Message の略）と入力すると、警告が表示されずに送信されます。
同じ返信を何度もキーボードから入力したという経験がある場合は、Labs の [返信定型文] を有効にしてみてください。返信を一度作成して保存しておけば、同じメッセージを後で再利用するのも簡単です。メッセージに応じて異なる返信定型文を使用するようにフィルタを設定すれば、返信作業全体を自動化することもできます。
毎日のように複数のメール アカウントをチェックしている場合は、Gmail にすべて集約することができます。[設定] の [アカウントとインポート] タブの [POP3 メール アカウントを追加] を選択すると、他のアカウントのメールを受信できるようになります。他のアカウントのメールを送信するには、[名前] をクリックして、メールの送信元にするアカウントごとに独自のメール アドレスを設定します。ただし、メールの取得元のメール アカウントが POP アカウントをサポートしている必要があります。Gmail アドレスの場合は、POP アクセスを有効にしておく必要があります。
他の人の受信トレイや連絡先の中にあなたの名前が表示されているときに、名前にマウスを置くとあなたの画像が表示されます。自分の画像の追加または変更は、[設定] をクリックして [画像] セクションで行います。画像をアップロードするか、Picasa ウェブ アルバムから画像を選択するか、既にオンライン上にある画像の URL を入力します。
「/」を追加するか、[次のラベルの下位にネスト] を選択して、サブラベルを作成できます。たとえば、「家族」というラベルに「家族/親」というサブラベルを作成できます。
新しいさまざまな受信トレイを試して、自分にぴったりのスタイルを見つけましょう。気が変わったらいつでも元に戻せます。たとえば、優先トレイでは多数のメールの中から重要なメールを自動的に識別して振り分けることができるので、重要なメールだけに集中することができます。受信トレイの種類は、Gmail の [設定] の [受信トレイ] タブでも変更できます。
母親から先週届いたメールを、毎日届く大量のニュースレターの中から探さなくても、Google+ のサークルでフィルタリングすれば、該当するユーザーからのメールを表示できます。Google+ のサークルでフィルタ処理するには、Google+ にアップグレードする必要があります。
サークル内のユーザーからメールを受信すると、相手が最近 Google+ であなたと共有したコンテンツや相手からの最近のメールなどを閲覧することができます。自分のサークルに追加していない相手の場合は、簡単に Gmail から直接追加できます。
友だちとチャットをしたくても、相手がコンピュータの前を離れているために応答がなかったという経験はありますか？このような場合にも会話を続けるには、SMS テキスト メッセージを Gmail から送信するための Labs 機能を使います。[設定] の [Labs] でこの機能を有効にしてから、チャット ボックスの検索ウィンドウに電話番号を入力します。友だちの電話番号は連絡先として保存されているので、チャット ボックスに相手の名前を入力するだけで [SMS を送信] を選択できます。
複数のパソコンから Gmail にログインして利用している場合、ログアウトするのを忘れた可能性があれば、リモートでログアウトすることができます。受信トレイの下部に、このアカウントでの前回のアクティビティの時刻と場所に関する情報が表示されます。[もっとみる] をクリックすると、自分のアカウントが別の場所でログインしたままになっているかどうかがわかり、[他のセッションをすべてログアウト] をクリックすると、他の実行中のセッションを閉じることができます。
[設定] で [スーパースター] を有効にすると、メールに付けることのできるスターが 12 種類に増えます。「has」という演算子を使用して「has:yellow-star」、「has:blue-star」、「has:red-bang」などと指定すると、特定の種類のスターが付いたメールを検索できます。[設定] 画面に表示される各スーパースター アイコンの上にマウスを置くと、スターの名前がわかります。
組織の業務に Google Apps を使用することができます。Google Apps は、ビジネス用のメール、カレンダー、オンライン ドキュメントなどを備えたオンライン ツール スイートです。自社向けにカスタマイズした Gmail を使用してコミュニケーションやコラボレーションの効率を高めることができます。
連続する複数のメールを選択するには、先頭のメールを選択してから、Shift キーを押しながら最後のメールを選択します。実行する操作、たとえばアーカイブやラベルの追加は、この選択されたメールすべてに適用されます。
mailto リンクをクリックしたときに他のメール クライアントではなく Gmail を自動的に起動するように、Gmail をブラウザのデフォルトとして設定することができます。Chrome を使用している場合は、こちらの手順に従ってください。Firefox 3 の場合は、[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[プログラム] タブを選択し、「mailto」を検索して、取り扱い方法のリストから [Gmail を使用] を選択します。Internet Explorer の場合は、Google ツールバーをダウンロードしてインストールする必要があります。ツールバーのレンチ アイコンをクリックして [検索] タブを選択し、[[送信先] リンクで Gmail を使用する] チェックボックスをオンにします。
チャットで入力するときに、基本的な書式を追加できます。テキストを太字にするには、テキストをアスタリスクで囲みます（*単語*）。斜体にするにはアンダースコアを使用し（_単語_）、打ち消し線を付けるにはハイフンを使用します（-単語-）。
