Pelajari kiat dan siasat untuk menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengelola email Anda secara efisien. Mulai dengan kiat yang tepat untuk Anda, berdasarkan jumlah email yang diterima setiap hari.
Gunakan bintang agar mudah menandai pesan tertentu sebagai penting atau menandai bahwa Anda perlu membalasnya nanti. Cobalah Mahabintang di Setelan untuk opsi bintang lainnya.
Pilih berapa banyak pesan yang ditampilkan di layar Anda sekaligus dengan memilih dari tiga kerapatan tampilan yang berbeda: Longgar, Renggang, dan Rapat. Klik ikon perkakas lalu pilih salah satu.
Mendengarkan teman menertawai guyonan Anda tidak sama seperti membaca "lol". Lakukan percakapan sambil bertatap muka (atau hanya audio jika Anda tidak memiliki webcam) dengan menggunakan obrolan suara dan video Gmail.
Label berfungsi seperti folder dan Anda dapat menambahkan lebih dari satu label ke satu pesan. Berikan label berwarna cerah pada email penting dan Anda dapat memindai kotak masuk dan dengan cepat menemukan hal-hal yang bagus.
Anda dapat menggunakan tombol "Pindahkan ke" di bagian atas kotak masuk Anda untuk memindahkan pesan dari kotak masuk dan menambahkan label pada saat yang bersamaan dengan mudah -- sama seperti jika Anda memindahkannya ke sebuah folder. Jika Anda memiliki banyak label, Anda dapat memilih label yang Anda inginkan dengan mengetik dua karakter pertama dan serahkan pada fitur terlengkapi-otomatis untuk menemukan label yang tepat.
Daripada menyortir menurut tanggal atau pengirim, Anda dapat memasukkan kata kunci di kotak telusur Gmail untuk menemukan pesan yang tepat yang Anda cari. Kotak telusur berfungsi sama seperti Google penelusuran: jika Anda mencari pesan yang berisi kata "belanja", cukup ketik belanja di kotak telusur dan tekan tombol telusuri.
Gmail memberi Anda ruang penyimpanan gratis yang melimpah sehingga Anda dapat menyimpan semua hal yang Anda inginkan. Meskipun pesan yang berada di tempat sampah akan dihapus setelah 30 hari, pesan yang diarsipkan akan tersimpan selamanya. Mengarsipkan pesan berarti memindahkannya dari kotak masuk Anda ke dalam "Semua Pesan" supaya aman, sehingga Anda dapat menelusurinya di kemudian hari. Ini seperti memindahkan email lama ke ruang penyimpanan yang besar yang tidak perlu diatur lagi.
Jika Anda masih baru menggunakan Gmail, Anda dapat mengimpor email dan data kenalan Anda dari penyedia email lain, termasuk Yahoo!, Hotmail, AOL, dan banyak lagi dari tab "Akun dan Impor" di bawah Setelan Gmail. Anda bahkan dapat memilih agar pesan diteruskan dari akun Anda yang lain selama 30 hari, yang memberi Anda waktu untuk menguji coba Gmail.
Pilih dari 30 opsi lebih untuk mempersonalisasikan kotak masuk Anda. Buka tab Tema di bawah Setelan dan pilih mulai dari tema alam, tema yang berubah sesuai kondisi cuaca, dan banyak lagi.
Tanda tangani setiap pesan dengan tanda tangan yang disesuaikan. Anda dapat menambahkan tambahan informasi kontak atau bahkan gambar. Anda dapat menambahkan tanda tangan di Setelan.
Pengguna Gmail memiliki peran penting dalam mencekal spam -- saat Anda melaporkan email sebagai spam, sistem kami belajar dengan cepat untuk mulai mencekal pesan yang serupa. Semakin banyak spam yang ditandai oleh komunitas, semakin pintar sistem kami bekerja. Jika Anda melihat pesan spam, klik "Laporkan Spam" untuk menjalankan peran Anda.
Tambahkan item baru ke daftar tugas Anda dengan mengeklik "Gmail", lalu "Tugas" di kiri atas layar Anda atau Anda dapat mengonversi email menjadi tugas dengan mengeklik menu Lainnya dan memilih "Tambahkan ke Tugas." Anda juga dapat mengakses daftar tugas Anda dari ponsel di www.gmail.com/tasks.
Sebelum Anda menanggapi sebuah email, lihat widget di sebelah kanan email untuk melihat apakah orang tersebut sedang online. Jika dia sedang online, Anda dapat menghemat waktu dengan mengeklik ikon obrolan di bawah namanya dan menghubunginya secara langsung daripada melalui email.
Siapkan filter untuk memberi label, mengarsipkan, menghapus, mengilaukan bintang, atau meneruskan secara otomatis jenis pesan tertentu yang masuk. Anda dapat membuat filter berdasarkan pesan apa pun -- cukup pilih "Filter pesan-pesan seperti ini" dari menu tarik-turun "Lainnya" untuk memulai.
Siapkan filter agar email dari pengirim tertentu (atau tentang topik tertentu) tampil secara otomatis dengan label berwarna. Dengan begitu, Anda dapat memindai email baru hanya dengan melihat warnanya.
Pasang aplikasi Gmail untuk iPhone atau Android, atau gunakan Gmail untuk seluler untuk membaca dan mengirim email saat di perjalanan. Cukup ketik m.google.com/mail ke dalam browser ponsel Anda untuk memulai.
Pantau terus email Anda meskipun Anda sedang tidak membuka Gmail dengan Pemberitahuan Desktop. Anda akan diberi tahu saat Anda menerima email atau obrolan baru.
Anda dapat dengan mudah melihat pratinjau dokumen yang terlampir daripada mengunduh dan membukanya di program yang berbeda. Cukup klik tautan "Lihat" untuk membuka pratinjau di jendela baru.
Ups, menekan "Kirim" terlalu cepat? Tunggulah selama beberapa detik untuk membatalkan pengiriman, kemudian edit pesan Anda sebelum mengirimkannya lagi.
Tulis status Anda di kotak Obrolan agar orang-orang mengetahui apa yang Anda lakukan. Anda dapat menulis pesan status sesuka Anda, bisa berupa sesuatu yang lucu, tautan ke foto atau laman web, atau pesan bahwa Anda sedang tidak di depan komputer.
Tidak akan membuka email selama beberapa waktu? Gunakan penjawab kala libur Gmail untuk menyiapkan respons khusus yang akan dikirim secara otomatis kepada siapa saja yang mengirimkan email saat Anda sedang bepergian.
Jika Anda lelah karena tidak dapat menemukan kata yang tepat untuk mengekspresikan diri Anda, emotikon dapat membantu. Gmail memiliki banyak sekali gambar (wajah tersenyum, ikon makanan, patah hati, dan lain-lain) yang dapat Anda gunakan di pesan dan obrolan Anda. Untuk menambahkan emotikon, cukup klik tombol "Sisipkan Emotikon" wajah senyum pada bilah alat dan pilih gambar yang Anda inginkan.
Penggunaan fungsi draf merupakan cara yang hebat untuk menyimpan catatan yang Anda butuhkan agar tetap berguna dan yang sering Anda rujuk. Cukup tulis pesan baru, ketik atau tempelkan catatan, lalu simpan sebagai draf.
Penggunaan pintasan keyboard akan membantu Anda menghemat beberapa milidetik dari setiap tindakan, yang dapat bertambah menjadi beberapa menit setiap minggunya. Aktifkan pintasan keyboard di Setelan dan gunakan "j" dan "k" untuk menavigasikan ke atas dan ke bawah dalam kotak masuk, "o" untuk membuka pesan, "r" untuk membalas, "c" untuk menulis, "s" untuk mengilaukan atau meredupkan bintang, "e" untuk mengarsipkan, dan banyak lagi. Tekan "?" kapan saja untuk melihat panduan referensi dengan daftar lengkap pintasan keyboard.
Gmail Offline beta adalah aplikasi Chrome Gmail yang dibuat untuk mendukung akses secara offline, memungkinkan email dapat dibaca, ditanggapi, ditelusuri, dan diarsipkan tanpa akses jaringan. Setelah penyiapan awal, Gmail Offline akan menyinkronkan pesan dan antrean tindakan secara otomatis setiap kali Chrome berjalan dan sambungan Internet tersedia. Lebih dari sekedar aplikasi offline, antarmuka pengguna yang disederhanakan, dasar antarmuka tablet populer Gmail offline memberikan waktu respons yang sangat cepat dengan pengalaman yang hanya berfokus pada email.
Anda dapat menelepon langsung dari Gmail. Panggilan ke Amerika Serikat dan Kanada bertarif $0,01/menit, dan tarif panggilan internasional telah diturunkan untuk lebih dari 150 tujuan. Panggilan lokal di wilayah Amerika Serikat dan Kanada tetap gratis selama tahun 2011. Untuk melakukan panggilan, klik "Telepon" di bagian atas daftar kenalan ngobrol atau klik nomor telepon di email mana pun yang Anda terima.
Kehebatan Gmail yang sesungguhnya ada pada kemudahan dalam menyesuaikan penelusuran Anda untuk menemukan email yang tepat, yang sedang Anda cari. Untuk menyesuaikan penelusuran, klik panah di kotak telusur. Anda juga dapat membuat filter langsung dari tempat yang sama dengan memilih "Buat filter dengan penelusuran ini." Klik gambar untuk melihat versi yang lebih besar
Anda sebenarnya dapat banyak sekali variasi alamat dari sekadar "namapenggunaanda@gmail.com", dan semua variasi itu dikirim ke Anda. Anda dapat menambahkan tanda ("+") dan kombinasi kata atau angka lain setelah nama Anda, seperti mengganti sukajalan@gmail.com menjadi sukajalan+milis@gmail.com atau sukajalan+rongsokan@gmail.com. Kemudian Anda dapat dengan mudah menambahkan filter ke label dan/atau mengarsipkan pesan yang terkirim ke variasi tersebut.
"Indikator tingkat pribadi" menempatkan panah di samping pesan di kotak masuk Anda agar Anda dapat mengetahui apakah email dialamatkan langsung kepada Anda. Panah tunggal (›) merupakan tanda untuk email yang dikirim kepada Anda dan orang lain, dan panah ganda (») menunjukkan email yang dikirim hanya kepada Anda. Alihkan opsi "Indikator tingkat pribadi" ke "Indikator tampilan" di bawah Setelan untuk melihatnya.
Aktifkan indikator tingkat pribadi
Jika Anda ingin mengirimkan beberapa file dari folder yang sama, cukup tekan dan tahan tombol Ctrl (Cmd di Mac), lalu klik setiap file yang ingin Anda lampirkan ke pesan, atau tekan dan tahan tombol Shift untuk memilih sekelompok file sekaligus. Anda akan melihat bilah kemajuan proses pada setiap lampiran ketika diunggah.
Jika Anda pernah ingin mengirim pesan cepat dengan subjek pesan sebagai keseluruhan pesan (seperti "Ingin makan siang pukul 12.30?"), namun jengkel saat Gmail meminta Anda untuk menambahkan teks isi, cukup ketik "EOM" atau "(EOM)" di akhir baris subjek (singkatan dari End Of Message (Akhir Pesan)), dan Gmail akan mengirim pesan tersebut tanpa basa-basi.
Jika Anda merasa telah mengetik balasan yang sama beberapa kali, coba aktifkan Respons Terekam di Lab. Tulis balasan Anda satu kali, simpan, dan gunakan pesan yang sama itu dengan mudah nanti. Jika Anda ingin sepenuhnya otomatis, Anda bahkan dapat menyiapkan filter yang secara otomatis membalas ke pesan tertentu dengan respons terekam yang berbeda.
Jika Anda rutin memeriksa beberapa akun email, Anda dapat menggunakan Gmail sebagai pusat dari semuanya. Pilih "Tambahkan akun email POP3" di tab "Akun dan Impor" di bawah Setelan untuk mulai menerima email dari akun lain. Untuk mengirim email dari akun lain, klik "Kirim email sebagai" dan siapkan alamat 'dari' khusus untuk setiap akun yang ingin Anda gunakan untuk mengirim email. Perhatikan bahwa akun email yang ingin Anda ambil harus mendukung akses POP, dalam hal ini alamat Gmail, telah mengaktifkan akses POP.
Gambar Anda ditampilkan setiap kali seseorang mengarahkan kursor ke nama Anda di kotak masuk atau Kenalan. Untuk menambahkan atau mengubah gambar, klik Setelan, lalu cari bagian "Gambar Saya". Anda dapat mengunggah gambar, pilih satu dari Album Web Picasa atau masukkan URL gambar yang ada Anda yang sudah secara online.
Anda dapat membuat sub-label dengan menambahkan “/” atau memilih "Sarangkan label di bawah". Misalnya, untuk label “Keluarga”, Anda dapat membuat sub-label “Keluarga/Orangtua”.
Cobalah semua gaya kotak masuk baru untuk melihat gaya yang cocok untuk Anda. Anda bebas beralih kembali jika berubah pikiran. Kotak Prioritas, misalnya, mengenali email penting Anda secara otomatis dan memisahkannya dari email yang lain sehingga Anda dapat memusatkan perhatian kepada hal-hal yang benar-benar penting. Anda dapat mengubah jenis kotak masuk di tab "Kotak masuk" di bawah Setelan Gmail.
Mencari memo yang dikirim oleh ibu Anda minggu lalu? Daripada mencari di antara tumpukan tawaran diskon harian, filter email Anda menurut lingkaran Google+ yang Anda miliki dan lihat email dari orang-orang yang paling berarti. Anda harus meningkatkan versi ke Google+ untuk memfilter menurut lingkaran Google+.
Setiap kali Anda menerima email dari seseorang di lingkaran Anda, Anda dapat melihat hal-hal yang baru saja ia bagikan kepada Anda di Google+, email terbaru dari orang itu, dan banyak lagi. Jika ia belum ada di lingkaran Anda, Anda dapat menambahkannya dengan mudah langsung dari Gmail.
Seberapa sering Anda mencoba melakukan obrolan dengan seseorang dan orang itu tidak menanggapi karena jauh dari komputer? Anda tetap dapat melakukan percakapan dengan fitur Lab yang memungkinkan Anda mengirim pesan teks SMS langsung dari Gmail. Aktifkan fitur tersebut di Lab di bawah Setelan, lalu ketik nomor telepon di jendela penelusuran kotak obrolan. Kami bahkan akan menyimpan nomor teman-teman Anda di Kenalan Anda, sehingga Anda dapat cukup mengetik nama ke dalam kotak obrolan itu dan memilih Kirim SMS.
Jika Anda masuk ke Gmail dari beberapa komputer, tetapi khawatir Anda mungkin lupa untuk keluar dari salah satu komputer, Anda dapat keluar dari jarak jauh. Di bagian bawah kotak masuk, Anda akan melihat informasi tentang waktu dan lokasi dari aktivitas terakhir di akun Anda. Klik "Detail" untuk melihat apakah akun Anda masih terbuka di lokasi lain dan "Keluar dari semua sesi yang lain" untuk menutup sesi yang terbuka.
Mengaktifkan mahabintang di Setelan akan memberikan 11 cara lainnya bagi Anda untuk mengilaukan bintang pesan Anda. Anda dapat menggunakan operator "has" untuk menelusuri email dengan jenis bintang yang berbeda, seperti "has:yellow-star", "has:blue-star", atau "has:red-bang". Di Setelan, cukup arahkan mouse Anda ke setiap ikon mahabintang untuk menemukan nama bintang.
Aktifkan mahabintang di Setelan
Anda dapat menjalankan organisasi Anda di Google Apps, seperangkat alat online yang berisi email bisnis, kalender, dokumen online, dan banyak lagi. Berkomunikasi dan berkolabrasi dengan lebih efisien dengan Gmail yang disesuaikan untuk perusahaan Anda.
Untuk memilih beberapa pesan, cukup pilih pesan pertama dalam rangkaian, tekan terus tombol shift, lalu pilih pesan terakhir. Anda dapat menerapkan tindakan apa pun, seperti mengarsipkan atau menambahkan sebuah label, ke keseluruhan kumpulan pesan ini.
Daripada membuka program email lain secara otomatis saat Anda mengeklik tautan mailto, Anda dapat menetapkan Gmail menjadi default di browser Anda. Jika Anda menggunakan Chrome, ikuti petunjuk berikut. Jika Anda menggunakan Firefox 3, cukup buka Alat, klik Opsi, pilih tab Aplikasi, telusuri "mailto", lalu pilih "Gunakan Gmail" dari daftar tindakan. Jika Anda menggunakan Internet Explorer, Anda harus mengunduh dan memasang Google Toolbar. Di Toolbar, cukup klik ikon kunci inggris, buka tab Penelusuran lalu centang kotak "Gunakan Gmail untuk tautan 'Mail To".
Anda dapat menambahkan beberapa pemformatan dasar saat Anda mengetik di obrolan. Untuk menebalkan teks, bubuhkan tanda bintang (*kata*). Gunakan garis bawah untuk mencetak miring (_kata_) dan tanda hubung untuk mencoret (-kata-).
