Aprende consejos y trucos para ahorrar tiempo, aumentar tu productividad y gestionar el correo electrónico de manera eficaz. Empieza con las sugerencias pensadas especialmente para ti en función de la cantidad de correo electrónico que recibes diariamente.
Utiliza las estrellas para marcar de forma sencilla los mensajes importantes o como recordatorio que te indique que tienes que responderlos más adelante. Prueba la opción para destacar con superestrellas en "Configuración".
Decide cuántos mensajes quieres mostrar en pantalla a la vez seleccionando uno de estos tres tipos: "Normal", "Cómoda" y "Compacta". Haz clic en el icono de rueda dentada y selecciona un tipo de vista en pantalla.
No es lo mismo leer "jajaja" que escuchar cómo se ríe un amigo del chiste que le has contado. Mantén una conversación cara a cara (o solo de audio, si no tienes cámara web) con el chat de voz y de vídeo de Gmail.
Las etiquetas funcionan como carpetas, y además puedes añadir más de una a un solo mensaje. Pon etiquetas de colores a los correos electrónicos importantes y así podrás encontrarlos rápidamente cuando accedas a Recibidos.
Puedes utilizar el botón "Mover a", en la parte superior de Recibidos, para mover un mensaje y a la vez añadir una etiqueta, igual que si lo estuvieras moviendo a una carpeta. En caso de que tengas muchas etiquetas, puedes seleccionar la que quieras escribiendo los primeros caracteres y dejando que la función de autocompletar la encuentre.
En vez de clasificar las conversaciones y los mensajes por fecha o remitente, puedes escribir palabras clave en el cuadro de búsqueda de Gmail para encontrar el mensaje que necesitas. Funciona igual que la Búsqueda de Google: si buscas un mensaje que contenga la palabra "compras", solo tienes que escribir "compras" en el cuadro de búsqueda y pulsar el botón de búsqueda.
Gmail te da un montón de espacio de almacenamiento gratuito para que guardes todo lo que quieras. Los mensajes de la papelera se eliminan pasados 30 días, mientras que los mensajes archivados se guardan para siempre. Al archivar mensajes, se mueven de Recibidos a Todos, donde se guardan de manera segura, con la posibilidad de acceder a ellos más adelante, en cualquier momento. Es como si llevases el correo electrónico antiguo a una habitación de almacenamiento gigante que nunca tuvieras que organizar.
Si eres nuevo en Gmail, puedes importar los mensajes y los contactos desde otros proveedores de correo electrónico como, por ejemplo, Yahoo!, Hotmail, AOL y muchos más, desde la pestaña "Cuentas e importación" que se encuentra en "Configuración" de Gmail. Incluso puedes reenviar los mensajes desde tu otra cuenta durante 30 días, dándote así un tiempo para probar Gmail.
Importar mensajes desde otro correo electrónico
Te ofrecemos más de 30 opciones para personalizar tu correo. Ve a la pestaña "Temas", en el menú "Configuración", donde podrás elegir entre temas sobre naturaleza, temas que cambian con las condiciones meteorológicas y muchos otros más.
Finaliza todos los mensajes con una firma personalizada. Puedes añadir información de contacto adicional, o incluso, una imagen. Añade la firma en "Configuración".
Los usuarios de Gmail desempeñan un papel importante en el bloqueo del spam. Cuando marcas un correo electrónico como spam, nuestro sistema lo asimila rápidamente y comienza a bloquear mensajes similares. Cuanto más spam marque la comunidad, más inteligente se hará nuestro sistema. Si ves un mensaje spam, puedes hacer clic en "Marcar como spam" para aportar tu granito de arena.
Añade nuevos elementos a tu lista de tareas haciendo clic en "Gmail" y, a continuación, en "Tareas" en la parte superior izquierda de la pantalla. Si lo prefieres, convierte los mensajes en tareas haciendo clic en el menú "Más" y seleccionando "Añadir a las tareas". También puedes acceder a la lista de tareas desde el teléfono móvil en www.gmail.com/tasks.
Antes de contestar a un correo electrónico, comprueba el widget en la parte derecha del mensaje para ver si la otra persona está conectada. Si está disponible, puedes ahorrar tiempo haciendo clic en el icono de chat situado debajo de su nombre y ponerte en contacto en tiempo real en lugar de hacerlo mediante correo electrónico.
Configura filtros para etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar automáticamente determinados tipos de mensajes. Puedes crear un filtro basado en cualquier correo. Para empezar, solo tienes que seleccionar "Filtrar mensajes similares" en el menú desplegable "Más".
Configura los filtros para que los correos electrónicos de ciertos remitentes (o sobre ciertos temas) aparezcan automáticamente con etiquetas de colores. De esta manera, puedes consultar el correo nuevo con sólo mirar los colores.
Instala la aplicación de Gmail para iPhone o Android o utiliza Gmail para móviles para leer y enviar correos electrónicos mientras te desplazas. Para empezar, solo tienes que escribir "m.google.com/mail" en el navegador del teléfono.
Puedes estar pendiente del correo electrónico incluso cuando no consultes tu cuenta de Gmail mediante las notificaciones de escritorio. Se te notificará cada vez que recibas un mensaje o un chat nuevo.
Con la función de vista previa de documentos adjuntos, ya no es necesario descargarlos y abrirlos con otro programa. Solo tienes que hacer clic en el enlace "Ver" para acceder a la vista previa en una ventana nueva.
Vaya, ¿le has dado a "Enviar" demasiado pronto? Consigue unos segundos extra para cancelar el envío de un mensaje y poder editarlo antes de enviarlo de nuevo.
Escribe tu propio mensaje de estado en el cuadro de chat para que los demás puedan qué estás haciendo. El mensaje de estado puede ser el que quieras: algo divertido, un enlace a una foto o a una página web o una nota que diga que estás ausente.
¿Vas a estar unos días sin ver el correo? Utiliza la respuesta automática de Gmail para configurar un mensaje personalizado que se envíe automáticamente cuando alguien te escriba un correo mientras estés ausente.
Activar una respuesta automática
Si estás cansado de no encontrar las palabras exactas para expresarte, los emoticonos pueden serte de gran ayuda. Gmail dispone de un montón de imágenes (caras sonrientes, iconos de comida, corazones rotos y más) que puedes usar en mensajes y chats. Para añadir un emoticono, solo tienes que hacer clic en el botón de la cara sonriente "Insertar emoticono" de la barra de herramientas y seleccionar la imagen que quieras.
La función de borradores es una manera estupenda de tener a mano las notas que necesitas para consultarlas a menudo. Solo tienes que redactar un mensaje nuevo, escribir o pegar la nota, y guardarlo como borrador.
Las combinaciones de teclas te ayudarán a ahorrar milisegundos en cada acción que, al cabo de una semana, pueden sumar un montón de minutos. Habilita las combinaciones de teclas en "Configuración" y utiliza "j" y "k" para desplazarte hacia arriba y hacia abajo en Recibidos, "o" para abrir mensajes, "r" para responder, "c" para redactar, "s" para eliminar o añadir una estrella, "e" para archivar y mucho más. Pulsa "?" en cualquier momento para ver la guía de referencia con la lista completa de las combinaciones de teclas.
Activar las combinaciones de teclas
Gmail sin conexión (beta) es una aplicación de Gmail para Google Chrome diseñada para leer, responder, buscar y archivar correo sin necesidad de acceder a Internet. Una vez configurado, Gmail sin conexión sincronizará automáticamente los mensajes y las acciones en cola cuando se ejecute Google Chrome y la conexión a Internet esté disponible. Esta sencilla interfaz de usuario, más completa que una aplicación sin conexión y basada en la conocida interfaz de Gmail para tablet, permite usar el correo de forma rápida y aprovecharlo al máximo estés donde estés.
Instalar la aplicación de Gmail sin conexión para Google Chrome
Puedes realizar llamadas telefónicas directamente desde Gmail. Las llamadas a Estados Unidos y a Canadá tienen un coste de 0,01 USD/minuto, y las tarifas de llamadas internacionales se han reducido para más de 150 destinos. Para hacer una llamada, haz clic en "Llamar al teléfono" en la parte superior de la lista de chat o haz clic en un número de teléfono en cualquier mensaje que recibas.
La verdadera ventaja de la búsqueda de Gmail reside en la facilidad con la que se puede personalizar la búsqueda para encontrar el correo electrónico exacto que buscas. Para personalizar la búsqueda, haz clic en la flecha del cuadro de búsqueda. También puedes crear un filtro directamente desde el mismo sitio seleccionando "Crear un filtro con estos criterios de búsqueda". Haz clic en la imagen para verla ampliada.
Puedes usar más variaciones de la dirección "nombredeusuario@gmail.com" para que no pierdas ni un correo. Puedes poner un signo de suma ("+") y cualquier combinación de palabras o números tras tu nombre. Por ejemplo, puedes cambiar "megustaelsenderismo@gmail.com" por "megustaelsenderismo+listasdedistribucion@gmail.com" o "megustaelsenderismo+nodeseado@gmail.com". A continuación, puedes añadir fácilmente un filtro para etiquetar o archivar los mensajes enviados a las variaciones.
Los indicadores de nivel personal incluyen flechas junto a los mensajes de Recibidos para que puedas saber si el mensaje te lo han enviado directamente a ti. Una sola flecha (›) indica que el correo electrónico se ha enviado a ti y a otros usuarios, y una flecha doble (») indica que el correo electrónico se ha enviado solamente a ti. En "Configuración", cambia la opción "Indicadores de nivel personal" a "Mostrar indicadores" para verlos.
Activar los indicadores de nivel personal
Si quieres enviar varios archivos desde la misma carpeta, sólo tienes que mantener pulsada la tecla Ctrl (cmd en los Mac) y hacer clic en los archivos que quieras adjuntar al mensaje, o mantener pulsada la tecla de mayúsculas para seleccionar un grupo de archivos que estén contiguos. En las barras de progreso podrás ver cómo se carga cada archivo adjunto.
Si quieres enviar una nota rápida en la que el asunto es todo el mensaje (por ejemplo, "¿Comemos juntos a las 14:30?"), pero te molesta que Gmail te pregunte si quieres añadir algo al cuerpo del mensaje, solo tienes que escribir "EOM" o "(EOM)" al final de la línea de asunto (abreviatura de "end of message", fin del mensaje) y Gmail enviará el mensaje sin preguntarte nada más.
Si ves que tienes que escribir muchas veces la misma respuesta, prueba a activar en Labs las "Respuestas prediseñadas". Redacta la respuesta una sola vez y en adelante podrás utilizar de forma sencilla este mensaje. Si quieres automatizar todo el proceso, puedes incluso configurar filtros que respondan automáticamente a mensajes específicos con diferentes respuestas prediseñadas.
Si compruebas habitualmente varias cuentas de correo electrónico, puedes utilizar Gmail como núcleo para todas ellas. Selecciona "Añadir una cuenta de correo POP3 de tu propiedad" en la pestaña "Cuentas e importar" de "Configuración" para comenzar a recibir mensajes de otras cuentas. Para enviar correos electrónicos desde otras cuentas, haz clic en "Enviar mensaje como:" y configura las direcciones de remitente para cada cuenta desde la que quieras enviar correo. Recuerda que las cuentas de las que quieras obtener los mensajes deben ser compatibles con el acceso POP y, en el caso de las direcciones de Gmail, tener habilitado el acceso POP.
Tu imagen aparece al pasar el cursor por encima de tu nombre en la bandeja de entrada o en los "Contactos". Para añadir o cambiar tu imagen, haz clic en "Configuración" y, a continuación, busca el apartado "Mi imagen". Puedes subir una foto, seleccionar uno de los Álbumes web de Picasa o introducir la URL de una imagen que ya esté online.
Puedes crear subetiquetas añadiendo "/" o seleccionando "Anidar etiqueta en". Por ejemplo, para la etiqueta "Familia" podrías crear la subetiqueta "Padres".
Prueba todas las bandejas de entrada para ver cuál prefieres. Siempre puedes deshacer el cambio. Por ejemplo, la bandeja Prioritarios identifica automáticamente el correo electrónico importante y lo separa de los demás mensajes para que te puedas centrar en lo que realmente importa. Puedes cambiar el tipo de bandeja de entrada en la pestaña Recibidos de la configuración de Gmail.
¿No encuentras el mensaje que te envió tu madre la semana pasada? En vez de rebuscar en el montón de mensajes, filtra el correo de tus círculos de Google+ para ver los correos de las personas que te interesen más. Debes actualizar a Google+ para poder filtrar por círculos de Google+.
Cuando recibas correos electrónicos de las personas de tus círculos, podrás ver los elementos que hayan compartido recientemente contigo en Google+, los correos recientes que te hayan enviado y mucho más. Si todavía no están en tus círculos, es muy sencillo añadirlas directamente desde Gmail.
¿Cuántas veces has intentado chatear con alguien que no te responde porque no está sentado delante del ordenador? Puedes facilitar las conversaciones gracias a la función de Labs que te permite enviar mensajes de texto SMS directamente desde Gmail. Habilítala en la pestaña "Labs", que se encuentra en "Configuración", e introduce un número de teléfono en la ventana de búsqueda del cuadro de chat. Además, guardaremos los números de tus amigos en tu lista de contactos, para que solo tengas que escribir los nombres en el cuadro de chat y seleccionar "Enviar SMS".
Si accedes a Gmail desde varios equipos y te preocupa haberte olvidado de cerrar la sesión en uno, puedes hacerlo desde una ubicación remota. En la parte inferior de Recibidos se muestra información acerca de la hora y ubicación de la actividad de tu cuenta más reciente. Haz clic en "Información detallada" para ver si tu cuenta sigue abierta en otra ubicación y "Cerrar todas las demás sesiones" para salir de las sesiones abiertas.
Al habilitar las superestrellas en "Configuración", tienes 11 maneras más de destacar tus mensajes. Puedes utilizar el operador "has" para buscar correos electrónicos con diferentes tipos de estrellas, como "has:yellow-star", "has:blue-star" o "has:red-bang". En la pestaña "General" de la página Configuración, sitúa el cursor encima de cada icono de superestrella para ver su nombre.
Puedes incorporar Google Apps, un conjunto de herramientas online que incluye los servicios de correo electrónico, de calendario, de documentos online y mucho más para empresas. Comunícate y colabora más eficientemente con Gmail personalizado para tu empresa.
Para seleccionar una serie de mensajes, sólo tienes que seleccionar el primero, mantener pulsada la tecla de mayúsculas y, a continuación, seleccionar el último mensaje. Puedes realizar cualquier acción sobre este grupo de mensajes como, por ejemplo, archivarlos o añadirles una etiqueta.
En lugar de abrir automáticamente otros clientes de correo electrónico al hacer clic en los enlaces de envío de mensajes, puedes configurar Gmail para que sea el cliente predeterminado en el navegador. Si utilizas Google Chrome, sigue estas instrucciones. Si utilizas Firefox 3, ve a "Herramientas", haz clic en "Opciones", selecciona la pestaña "Aplicaciones", busca "Enlace de envíos de mensajes" y, a continuación, selecciona "Utilizar Gmail" en la lista de acciones. Si utilizas Internet Explorer, tienes que descargar e instalar la barra Google. En la barra Google, haz clic en el icono de llave inglesa, ve a la pestaña "Buscar" y selecciona la casilla de verificación "Utilizar Gmail para los enlaces de envío de mensajes por Internet".
Puedes añadir formatos básicos a medida que escribes en el chat. Para que el texto aparezca en negrita, delimítalo con asteriscos (*palabra*). Utiliza los guiones bajos para añadir cursiva (_palabra_) y los guiones para tachar (-palabra-).
